Outsourcing usług call center to dla wielu firm ogromna szansa na optymalizację kosztów, poprawę jakości obsługi i zwiększenie sprzedaży. Ale gdzieś w tle pojawia się pytanie, które potrafi zatrzymać niejedną decyzję: „Czy to na pewno bezpieczne dla moich danych?”. Jeśli też zadajesz sobie to pytanie, czytaj dalej — rozwiewamy najczęstsze obawy.
Wiesz, co jest najczęstszym powodem, dla którego firmy rezygnują z outsourcingu call center? Nie ceny, nie jakość, a właśnie obawa o dane. Bo przecież dane klientów to dziś najcenniejszy zasób. Ale prawda jest taka, że profesjonalne firmy call center — jak INVO CALL — doskonale to rozumieją i mają na to konkretne procedury, nie tylko hasła marketingowe.
Na samym starcie współpracy podpisywana jest umowa o poufności (NDA). To nie jest formalność, a fundament całej relacji. Dalej – w zależności od projektu – dostosowywane są odpowiednie zabezpieczenia. Im więcej danych, tym wyższy poziom ochrony. Proste? I tak właśnie ma być.
Bezpieczeństwo danych w call center nie polega na jednym genialnym systemie. To cała struktura, która działa na kilku poziomach. I co najważniejsze — nie każdy pracownik ma dostęp do wszystkich informacji. Konsultant widzi tylko tyle, ile potrzebuje do wykonania swojego zadania. Team leader widzi więcej, a dyrektor jeszcze więcej. To nie przypadek, tylko konkretna polityka dostępu.
Dzięki temu nawet jeśli w danym projekcie pracuje wiele osób, każdy działa tylko w swoim zakresie. Informacje są rozproszone, odpowiednio filtrowane i przypisane konkretnym rolom. Ryzyko nadużyć? Minimalne.
Oczywiście, są też zabezpieczenia technologiczne. Wszystkie projekty sprzedażowe, które przetwarzają większe ilości danych, prowadzone są wyłącznie przez bezpieczne połączenia VPN. Do tego dochodzą wewnętrzne serwery i szyfrowanie danych na linii klient-call center.
Ale najważniejsze? Klienci nie lądują na jednym serwerze. Każdy projekt działa w swojej odrębnej przestrzeni, więc nie ma mowy o przypadkowym zmieszaniu danych czy ich przesunięciu między kampaniami.
W wielu projektach konsultant nie potrzebuje kompletu danych, by wykonać zadanie. Weźmy chociażby prostą ankietę satysfakcji. Wystarczy imię klienta i odpowiednia lista do kliknięcia. Numer telefonu? Niekoniecznie musi być widoczny. System sam łączy się z danym rekordem, a odpowiedzi trafiają bezpośrednio do systemu klienta — zaszyfrowane, bez zbędnych pośredników.
To oznacza jedno: przetwarzane są tylko te dane, które są naprawdę potrzebne. Reszta pozostaje poza zasięgiem.
Wbrew obiegowej opinii, RODO nie blokuje outsourcingu usług — wręcz przeciwnie, tworzy dla niego jasne zasady. Problemem nie jest samo zlecenie, tylko brak świadomości po stronie niektórych firm, jak wygląda prawidłowe przetwarzanie danych.
Zaskakująco często spotyka się sytuacje, w których klienci mają hasła do raportów przesyłane… w tym samym mailu. To nie problem outsourcingu, tylko braku wewnętrznych procedur. Profesjonalne call center, takie jak INVO CALL, nigdy nie pozwoliłoby sobie na coś takiego. U nas wszystko jest zgodne z RODO, od dokumentów po infrastrukturę serwerową.
Obawa o bezpieczeństwo danych przy outsourcingu usług call center jest zrozumiała. Ale czy uzasadniona? Nie wtedy, gdy współpracujesz z firmą, która zna się na rzeczy. INVO CALL od lat prowadzi kampanie dla firm z różnych branż, przetwarzając dane z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Prawda jest taka, że outsourcing nie musi być ryzykiem — może być wręcz zabezpieczeniem. Zamiast tworzyć wewnętrzne struktury, które dopiero trzeba zbudować i zabezpieczyć, korzystasz z gotowego rozwiązania, które już działa i spełnia wszystkie standardy.
Podsumowując: outsourcing call center nie zagraża Twoim danym, jeśli wybierzesz odpowiedniego partnera. A jeśli tym partnerem jest INVO CALL — możesz spać spokojnie.